Організація будь-якого заходу, незалежно від того, що це – затишний сімейний день народження чи масштабний корпоратив, потребує чіткого планування. Одним із ключових елементів справді гарної події, що запам’ятовується, є продуманий фуршет.
Для кожного організатора важливо не лише правильно спланувати меню, щоб ніхто не залишився голодним, а всі гості змогли насолодитися закусками та десертами. Необхідно також заздалегідь замовити кейтеринг. За скільки днів потрібно звертатися до виїзного ресторану та обговорювати всі деталі? Універсальної відповіді на це запитання не існує.
Строки бронювання залежатимуть від масштабу події, сезону, складності меню, а також необхідності замовлення додаткових послуг.
Чому важливо замовляти кейтеринг заздалегідь
Кейтеринг є основою будь-якого масштабного заходу. Замовлення послуг виїзного ресторану – це комплексний процес, який передбачає не лише безпосередню доставку готових страв, а й:
- складання та погодження індивідуального меню відповідно до тематики заходу та кількості гостей;
- розрахунок порцій і закупівлю найсвіжіших продуктів;
- бронювання всього необхідного обладнання: термобоксів, текстилю та посуду;
- формування команди: разом зі стравами виїзні ресторани направляють кухарів, офіціантів і барменів;
- розроблення логістики й таймінгу заходу.
Що раніше ви звернетеся до кейтерингової компанії, то вищою буде ймовірність, що потрібна вам дата залишатиметься вільною. Крім того, фахівці зможуть розробити меню з урахуванням усіх побажань і дієтичних обмежень гостей.
Як формат заходу впливає на строки замовлення кейтерингу
Ми вже зазначали, що одним із ключових чинників, які визначають, за скільки днів до події потрібно замовляти кейтеринг, є тип і масштаб заходу. Саме від цього залежатиме складність реалізації всього замовлення:
- Для невеликих приватних фуршетів і вечірок на 20–30 осіб оптимальний строк оформлення замовлення в кейтеринговій компанії становить 3–7 днів. Найімовірніше, вам знадобиться стандартний бокс-кейтеринг із канапе, закусками, тарталетками та десертами, можливо, навіть без обслуговування офіціантами. У низький сезон компанії можуть виконати таке замовлення за 3–4 дні, проте у високий сезон краще мати в запасі щонайменше тиждень.
- Дні народження, ювілеї та банкети, розраховані на кількість до 80 осіб, – це вже масштабніші заходи, до яких варто готуватися заздалегідь. Оптимальний строк замовлення виїзного ресторану становить 2–3 тижні до події. Вам можуть знадобитися не лише фуршетні столи, а й повноцінне гаряче меню, правильне сервірування, робота офіціантів і кухарів безпосередньо на локації. Двох-трьох тижнів буде достатньо, щоб провести дегустацію страв, затвердити концепцію та меню, а також внести всі необхідні корективи.
- Весілля та масштабні корпоративні свята, на яких збирається понад 100 осіб, – це важливі заходи, підготовка до яких зазвичай триває довго. Кейтеринг не є винятком. Замовляти виїзний ресторан рекомендують за 1–3 місяці до події. Необхідно погодити таймінг, подавання страв, розташування фуршетної та барної зон, оформити оренду меблів, наметів і текстилю. Також важливо переконатися, що в обраної компанії потрібна дата залишається вільною, адже вихідні дні зазвичай бронюють дуже швидко.
Щоб визначити оптимальний строк оформлення замовлення в кейтеринговій компанії, заздалегідь визначте орієнтовну кількість гостей, бюджет і концепцію заходу. Що раніше ви почнете обговорювати всі деталі, то краще пройде організація – без зайвого поспіху та помилок.
Як сезонність впливає на строк бронювання кейтерингу
Сезон, на який заплановано захід, також відіграє важливу роль в організації всього процесу. Наприклад, високим сезоном вважається період із травня до середини вересня. Саме в цей час проводять більшість виїзних церемоній, весіль, випускних і корпоративів. Тому бронювати кейтеринг на літні вихідні варто за 3–4 місяці.
Високим сезоном також вважається період із кінця листопада до завершення грудня, коли активно проводяться зимові корпоративи.
У низький сезон, із січня до березня та протягом осені, навантаження на кейтерингові компанії зазвичай менше. Тому замовити обслуговування можна за 1–2 тижні до події.
Чи можна замовити послуги виїзного ресторану на завтра
Багато компаній пропонують послугу експрес-кейтерингу з можливістю спланувати та організувати все меню за 24–48 годин. Проте для такої послуги зазвичай діють певні обмеження. Наприклад, може пропонуватися фіксоване меню з найпопулярнішими сетами закусок без можливості індивідуального підбору та коригування інгредієнтів.
Також може бути недоступним замовлення екзотичних позицій і страв, що потребують тривалого приготування.