Организация любого мероприятия, будь то уютный семейный день рождения или масштабный корпоратив, требует тщательного планирования. Одним из ключевых элементов по-настоящему удачного и запоминающегося мероприятия является тщательно продуманный фуршет.
Для каждого организатора важно не только правильно составить меню, чтобы никто не остался голодным, а все гости смогли насладиться закусками и десертами. Необходимо также заранее заказать кейтеринг. За сколько дней нужно обратиться в выездной ресторан и обсудить все детали? Универсального ответа на этот вопрос нет.
Сроки бронирования будут зависеть от масштаба мероприятия, сезона, сложности меню, а также от необходимости заказа дополнительных услуг.
Почему важно заказывать кейтеринг заранее
Кейтеринг — это основа любого крупного мероприятия. Заказ услуг выездного ресторана — это комплексный процесс, который предполагает не только непосредственную доставку готовых блюд, но и:
- составление и согласование индивидуального меню с учетом тематики мероприятия и количества гостей;
- расчет порций и закупку самых свежих продуктов;
- бронирование всего необходимого оборудования: термобоксов, текстиля и посуды;
- формирование команды: наряду с блюдами выездные рестораны направляют поваров, официантов и барменов;
- разработка логистики и графика мероприятия.
Чем раньше вы обратитесь в кейтеринговую компанию, тем выше вероятность того, что нужная вам дата останется свободной. Кроме того, специалисты смогут разработать меню с учетом всех пожеланий и диетических ограничений гостей.
Как формат мероприятия влияет на сроки заказа кейтеринга
Мы уже отмечали, что одним из ключевых факторов, определяющих, за сколько дней до мероприятия необходимо заказывать кейтеринг, является тип и масштаб мероприятия. Именно от этого будет зависеть сложность реализации всего заказа:
- Для небольших частных фуршетов и вечеринок на 20–30 человек оптимальный срок оформления заказа в кейтеринговой компании составляет 3–7 дней. Скорее всего, вам понадобится стандартный бокс-кейтеринг с канапе, закусками, тарталетками и десертами, возможно, даже без обслуживания официантами. В низкий сезон компании могут выполнить такой заказ за 3–4 дня, однако в высокий сезон лучше запастись как минимум неделей.
- Дни рождения, юбилеи и банкеты, рассчитанные на количество гостей до 80 человек, — это уже более масштабные мероприятия, к которым стоит готовиться заранее. Оптимальный срок заказа выездного ресторана составляет 2–3 недели до мероприятия. Вам могут понадобиться не только фуршетные столы, но и полноценное горячее меню, правильная сервировка, работа официантов и поваров непосредственно на месте проведения мероприятия. Двух-трех недель будет достаточно, чтобы провести дегустацию блюд, утвердить концепцию и меню, а также внести все необходимые коррективы.
- Свадьбы и крупные корпоративные праздники, на которых собирается более 100 человек, — это важные мероприятия, подготовка к которым обычно занимает много времени. Кейтеринг не является исключением. Заказывать выездной ресторан рекомендуется за 1–3 месяца до мероприятия. Необходимо согласовать график, подачу блюд, расположение фуршетной и барной зон, оформить аренду мебели, шатров и текстиля. Также важно убедиться, что у выбранной компании нужная дата остается свободной, ведь выходные дни обычно бронируются очень быстро.
Чтобы определить оптимальный срок оформления заказа в кейтеринговой компании, заранее определите примерное количество гостей, бюджет и концепцию мероприятия. Чем раньше вы начнете обсуждать все детали, тем лучше пройдет организация — без лишней спешки и ошибок.
Как сезонность влияет на сроки бронирования кейтеринга
Сезон, на который запланировано мероприятие, также играет важную роль в организации всего процесса. Например, высоким сезоном считается период с мая до середины сентября. Именно в это время проводится большинство выездных церемоний, свадеб, выпускных и корпоративных мероприятий. Поэтому бронировать кейтеринг на летние выходные стоит за 3–4 месяца.
Высоким сезоном также считается период с конца ноября до конца декабря, когда активно проводятся зимние корпоративные вечеринки.
В низкий сезон — с января по март и в течение осени — нагрузка на кейтеринговые компании, как правило, меньше. Поэтому заказать обслуживание можно за 1–2 недели до мероприятия.
Можно ли заказать услуги выездного ресторана на завтра?
Многие компании предлагают услугу экспресс-кейтеринга с возможностью спланировать и организовать все меню за 24–48 часов. Однако на такую услугу обычно распространяются определенные ограничения. Например, может предлагаться фиксированное меню с самыми популярными наборами закусок без возможности индивидуального подбора и корректировки ингредиентов.
Также может быть невозможно заказать экзотические блюда и продукты, требующие длительного приготовления.